Mikä suorassa palautteessa pelottaa?

Suomalaiset pitävät itseään suorapuheisena kansana. Tämä saattaa pitää paikkansa aina siihen saakka, kunnes pitäisi antaa palautetta. Asia ilmaistaan kiertoilmaisuin tai piilotetaan hampurilaiseen, jolloin palautteen vastaanottaja voi olla täysin kuutamolla siitä, mistä nyt puhutaan. Usein palautteen antaja koittaa livetä vastuustaan toivoen, että korjausta kaipaava asia muuttuisi itsestään paremmaksi. Olemme passiivinen palautekansa.

Työpaikoilla palautteen antaminen on kaikkien vastuulla eikä ole pelkästään esihenkilöiden yksinoikeus. Eräässä organisaatiossa työntekijän työsuhdetta ei jatkettu koeajan jälkeen. Vasta silloin hän sai tietää, miten hänen olisi pitänyt työtään tehdä. Esihenkilönsä oli jättänyt perehdytyksen ja siihen kuluvat palautteet antamatta. Työkaveritkaan eivät tohtineet. Lepsuus tulee kalliiksi ja väen liiallinen vaihtuminen olisi jämäkämmällä palautekulttuurilla estettävissä.

Psykologinen turvallisuus on edellytys palautekulttuurin toimivuudelle. Kun tiimeissä halutaan ja uskalletaan kohdata toiset arvostavasti ja kunnioittavasti ilman pelkoa ja häpeää, on keskustelu rentoa ja toisia halutaan auttaa.

Palaute on mielipide, mutta kaikki mielipiteet eivät ole palautteita. Arvottomat kommentit ja arvokas palaute pitää erottaa toisistaan. Kehu tai haukku eivät ole palautteita. Jos ne tulevat taholta, jonka mielipiteillä ei muutenkaan ole merkitystä, ne kannattaa jättää omaan arvoonsa. Luonnollisesti kehu tuntuu mukavalta, mutta se ei vielä kerro, miksi jokin meni hyvin. Palautteen tehtävänä on auttaa toista ja sen vuoksi varsinainen palaute sisältää analyysin. Miksi jokin meni hyvin tai huonosti?

”Hyvä kirjoitus Mika”, kuulostaa kivalta, mutta se ei kerro, miksi jonkun mielestä kirjoitus oli hyvä. Se on vain kehu. ”Hyvä kirjoitus Mika, sillä avasit palautteen merkityksen ihan uudella tavalla”, kertoo, minkä tekemistä ainakin tämän sanojan mielestä kannattaa jatkaa.

Palautteella ei ole etumerkkiä, vaikka usein puhutaan positiivisesta tai negatiivisesta palautteesta. Positiivisella tarkoitettaneen, että sanotaan jotain kivaa ja negatiivisella, että sanotaan jotakin ikävältä kuulostavaa. Mutta mitä negatiivista siinä on, jos toinen vilpittömästi haluaa auttaa työkaveriaan tekemään työtään paremmin? Termi negatiivinen palaute pitää haudata kokonaan, sillä se voi olla korjaavan palautteen antamisen este. Kukapa nyt haluaisi negatiivinen ihminen olla? Olen joskus kuullut termin huono palaute. Pyydän, älkää antako huonoa palautetta. Antakaa vain hyvää palautetta, mikä tarkoittaa, että palaute on annettu hyvin.

Ihminen, jonka itsetunto on kunnossa, pystyy antamaan toiselle suoraa palautetta ja ottamaan sitä vastaan. Hänellä ei heti mene herne nenään tai tule tippa silmäkulmaan, kun joku kertoo, miten hän voisi tehdä työtään paremmin.

Kerran eräässä Teams-valmennuksessa asiakas kertoi, että kuulokkeeni piuha hankasi paidankaulukseeni. Siirsin johdon paikkaa ja näin asiakkaita haitannut rahina vaimeni. Oliko tämä negatiivinen palaute? Ei ollut! Oli äärimmäisen positiivista kaikkien kannalta, että asiakkaani rohkeni kertoa minulle asian, jota en tiennyt. Itsetuntoni kestää sen, että joku korjaa minua, kun siihen on aidosti aihetta.

Palautetta on kahta lajia: kannustavaa ja korjaavaa. Molemmissa lajeissa suora palaute on paras palaute. Se ei tarkoita kiukuttelevaa tunnepurkausta ja toisen sättimistä, vaan kissanpennun nostamista pöydälle ennen kuin se on kasvanut leijonaksi. Suora palaute on arvostavaa, kunnioittavaa ja tähtää keskusteluun.

Palautteen tulee olla arkipäiväinen asia ja lentää organisaatioissa joka suuntaan. Tiimin jäsenten keskinäisen luottamuksen tulisi olla sillä tasolla, että asiat voidaan ottaa esille aina niiden ilmaantuessa. Joskus on hyvä nukkua yön yli, mutta puolta vuotta ja seuraavaa kehityskeskustelua ei kannata odottaa. Myös esihenkilölle tulisi voida antaa korjaavaa palautetta. Miten on, onnistuuko sinun työpaikallasi?

Palautteen antajat usein huolehtivat siitä, kuinka palautteen vastaanottaja viestiin reagoi. Tämä ilmenee mm. siitä, että monen kyselyn mukaan ihmiset haluavat saada suoraa palautetta, mutta eivät rohkene sitä itse antaa. Pelko on suurin suoran palautteen antamisen este. Usein ajatellaan, että palautteen muoto täytyy räätälöidä saajansa mukaan. Se on aivan turhaa ja sitä paitsi usein mahdotonta. Jos esihenkilöllä on kolmekymmentäviisi tiimiläistä, on hänen mahdotonta muistaa jokaisen yksilöllinen palautteen vastaanottotapa.

Sen sijaan tiimissä kannattaa yhdessä pohtia palautekeskusteluille pelisäännöt. Silloin jokainen saa luvan antaa toiselle suoraa palautetta eikä kenenkään tarvitse palautteesta loukkaantua, kun on toimittu yhdessä laadittujen pelisääntöjen mukaisesti.

Palautteen vastaanottaja on vastuussa, mitä palautteella tekee. Jos näin ei olisi, kyseessä ei olisi palaute, vaan käsky. Mitä sinulle tulee mieleen, kun joku varoittaa sinua antavansa palautetta? Ikävä muisto lapsuudesta? Koulun laulukoe oli ainakin ennen vanhaan pitkävaikutteinen näytös. Samalla iskulla lyötiin lapsen mieleen pelko esiintymisestä ja palautteen vastaanottamisesta.

Jokainen voi oppia antamaan ja vastaanottamaan suoraa palautetta. Urakka alkaa oman itsetuntemuksen ja itsetunnon kasvattamisesta. Oman temperamentin tunteminen ei sekään ole haitaksi. Millainen reagoija olet?

Mielestäni palauteasiat saavat aivan turhaan heikoimmat arviot yritysten ja yhteisöjen henkilöstökyselyissä. Asioista pitää keskustella ja usein ulkopuolinen apu voi olla tarpeen. Ulkopuolinen taho on vapaa talon valtasuhteista, ja hän voi kysyä kysymyksiä, joita muuten ei kuuluisi. Se voi olla paljastavaa ja opettavaista kaikille.

Kirjoittaja on espoolainen yritysvalmentaja. Hän on kirjoittanut avovaimonsa Minna Oulasmaan kanssa kirjan ”Suoraa palautetta! – Viisaan keskustelun käsikirja” (Alma Talent 2022).