Onko teknologiasta tullut työpaikan häirikkö?

Koronapandemian myötä teknologiasta on tullut työnteon perusta. Iso osa työstä tapahtuu nykyään teknologian välityksellä, mikä mahdollistaa uusia tekemisen tapoja. Väärin käytettynä teknologia kuitenkin lisää työn kuormitusta, vaikeuttaa asioihin syventymistä ja heikentää ihmisten välistä yhteisymmärrystä.

Työympäristön nopea digitalisoituminen on synnyttänyt useita virheellisiä uskomuksia, jotka on tarpeen oikaista. Tässä viisi yleistä:

Myytti 1: Teknologian hyödyntämisen haasteet johtuvat työntekijöiden puutteellisista digitaidoista.

Valtaosa työkalujen hyödyistä saavutetaan muutamalla perustoiminnolla, joiden omaksumiseen työpaikoilla on hyvät valmiudet. Työntekijät ratkovat työssään päivittäin paljon vaikeampia ongelmia kuin esimerkiksi sitä, kuinka lähetetään viesti Teamsissa tai laitetaan kokouksessa äänet päälle. Puutteellisia digitaitoja enemmän teknologian välityksellä tapahtuvaa työskentelyä heikentävät digitaalisen työympäristön hajautunut ja osin puutteellinen omistajuus, toiminallisten tavoitteiden puute ja työkaluissa olevan sisällön heikko laatu. Kaikki nämä ovat työympäristön suunnitteluun ja johtamiseen liittyviä kysymyksiä.

Myytti 2: Työn ärsyketulva johtuu itsensä johtamisen puutteista.

Työn keskeytyminen nähdään työntekijän itsensä johtamisen taidon puutteena, vaikka suurin syy keskeytyksiin on multiprojektimaailma. Työntekijällä voi helposti olla yli kymmenen kontekstia, joiden parissa hän työskentelee. Vastuu töiden priorisoinnista jää työntekijälle, ja lopulta työtä määrittelee se projekti, jonka deadline on kaikista lähimpänä.

Myytti 3: Työntekijöiden täytyy oppia työkalujen käytön pelisäännöt.

Digitaalisen työympäristön uudistuksia lähestytään helposti yksilön asenteiden ja taitojen muokkausprojektina. Ratkaisuna työntekijöitä neuvotaan laittamaan turhat herätteet pois päältä tai lähettämään sähköpostin liitetiedoston sijaan linkki. Nämä ovat hyviä neuvoja, mutta työkalujen käyttövinkkien lisäksi yritysten on määriteltävä työympäristön toiminnalliset tavoitteet ja perustaidot. Esimerkkinä voi mainita hajautuneiden tiimien ei-reaaliaikaisen yhteistyön lisäämisen ja digitaalisen yhteistyön fasilitoinnin.

Myytti 4: Työkulttuuria muutetaan muutosagenttiverkostolla.

Erilaisista muutosagenttiverkostoista on tullut kiinteä osa digitaalisen työympäristön uudistuksia, mutta niiden toiminnalle asetetaan helposti epärealistisia tavoitteita. Teknologian käyttöä kannattaa tukea vieriopetusmallilla, mutta sen lisäksi näiltä työpaikan muutosagenteilta odotetaan usein työprosessien kehittämistä ja työkulttuurin muuttamista. Tällaisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii todella paljon työtä ja erilaista osaamista. Siksi agenttiverkoston tavoitteet ja toimintaperiaatteet on suunniteltava huolellisesti.

Myytti 5: Johdon on sitouduttava uuden teknologian käyttöön.

Pilvipalveluiden myötä yritysten ja työntekijöiden käytössä olevat sovellukset lisääntyvät ja muuttuvat jatkuvasti. Vaarana on, että teknologian kehitys alkaa sanella työympäristön kehittämistä. Yritysjohdon tehtävänä ei ole sitoutua pilvipalveluissa tapahtuviin muutoksiin vaan asettaa itse toiminnallisia tavoitteita yrityksen omista tarpeista lähtien.

***

Riikka Gassen toimii modernin työn ratkaisujen konsulttina Microsoftilla. Hänellä on kymmenen vuoden kokemus digitaalisen työympäristön kehittämisestä suurissa organisaatioissa.

Lue lisää Riikan uutuuskirjasta Digitaalinen työympäristö – Näin taivutat teknologian yrityksen tarpeisiin (Alma Talent, elokuu 2022).