Tietohuolto auttaa pitämään Destian asiakas- ja toimittajatiedot ajan tasalla
Suomen suurin infra-alan toimija Destia yhdisti asiakas- ja toimittajarekisterinsä yhdeksi kokonaisuudeksi. Samalla tietoja karsittiin, päivitettiin ja rikastettiin Alma Talentin tietohuollon avulla.
Destia suunnittelee, rakentaa ja ylläpitää liikenneväyliä ja -ratoja, liikenne- ja teollisuusympäristöjä sekä kokonaisia elinympäristöjä. Suunnittelu- ja toteutuspalvelut ulottuvat maanalaisesta rakentamisesta kattavaan maanpäälliseen toimintaan ja vaativasta pohjarakentamisesta aina energia- ja insinöörirakentamiseen saakka. Henkilöstöä yrityksessä on noin 1 600. Destia toimii osana arvoketjua, johon liittyy laaja joukko toimijoita ja sidosryhmiä – asiakkaiden ja tilaajien lisäksi myös lukuisia palvelun- ja tavarantoimittajia.
Palvellakseen asiakkaitaan paremmin Destia panostaa voimakkaasti digitalisaatioon ja automatisointiin. Myös työmenetelmiä ja toimintatapoja kehitetään jatkuvasti uutta teknologiaa hyödyntäen. Vuosina 2018 ja 2019 Destia toteutti kaksi merkittävää järjestelmäuudistusta. Ensin asiakkuuden ja myyntityön järjestelmä CRM siirrettiin Microsoft Dynamics 365 -ympäristöön. Seuraavaksi Destia rakensi uuden hankintajärjestelmän ja siihen sisältyvän toimittajarekisterin samalle alustalle. Tässä yhteydessä asiakas- ja toimittajarekistereiden tiedot yhdistettiin toisiinsa.
– Yhdistämisestä syntyi aikamoinen määrä tietoa yrityksistä ja toimijoista. Päällekkäisyyksiä piti siivota ja tietoa ajantasaistaa, kertoo järjestelmäasiantuntija Tiina Appelqvist Destian ICT-palveluista.
Vanhat tiedot osoittautuivat hajanaisiksi ja osittain vanhentuneiksi, ja sama tieto saattoi
esiintyä moneen kertaan hieman eri muodoissa. Tiedot oli saatava päivitettyä ja uudistettua. Tietohuoltopartnerikseen Destia valitsi Alma Talentin.
– He auttoivat karsimaan vanhaa dataa ja päivittämään sitä rikastamisprosessillaan. Kun se oli tehty, asensimme järjestelmäämme Alma Talentin tarjoaman lisäosan, niin kutsutun Alma Talent -pluginin. Sen avulla meillä on nyt suora yhteys tietokannastamme heidän yritystietokantaansa. Esimerkiksi uuden asiakkaan tai toimittajan perustaminen rekisteriin kaikkine talous- ja taustatietoineen on helppoa ja tiedot päivittyvät järjestelmäämme automaattisesti. Jatkuva päivittäminen takaa sen, että tieto pysyy käyttökelpoisena.
Ajantasainen ja luotettava tieto tärkeintä
Tiina Appelqvistin mukaan jopa 80 prosenttia asiakasrekisterin tiedoista voi vanheta joiltakin osin vuoden aikana. Muun muassa yritysten omistussuhteissa ja yhteyshenkilöiden yhteystiedoissa tapahtuu paljon muutoksia.
Tietohuollon ansiosta CRM-järjestelmän tieto on nyt yhtenäisempää, laadukkaampaa ja luotettavampaa. Se helpottaa Destian henkilöstön työtä. Konkreettista ajansäästöä tuo se, että Alma Talent -pluginin kautta haetun yrityksen talous- ja taustatiedot löytyvät heti Destian tietokannasta esitäytettyinä. Näin käyttäjien ei enää tarvitse kirjoitella käsin y-tunnuksia tai osoitteita. Samalla se vähentää esimerkiksi kirjoitusvirheiden määrää, jolloin datan laatu säilyy hyvänä.
– Positiivista palautetta on tullut juuri tästä. Jotkut olivat täyttäneet tietoja käsin ja vasta myöhemmin ymmärtäneet, että kaiken olisi saanut haettua tietokannasta oikeaa painiketta painamalla.
Eri käyttäjät tarvitsevat erilaista tietoa
Destialaiset hyödyntävät Alma Talent -pluginin tarjoamia tietoja eri tarkoituksiin. Hankinnassa työskentelevät saattavat etsiä materiaali- ja palvelutoimittajien yhteystietoja, kun taas myyntivastaavia kiinnostaa asiakkaiden yhteys- ja taloustiedot. Kolmas käyttäjäryhmä on taloushallinnon henkilöstö.
– Nyt myynti- ja ostolaskutus saavat pluginin kautta perustietoa esimerkiksi yrityksen taloustilanteesta. Heitä kiinnostaa, liittyykö yrityksen maksukykyyn kohonnutta riskiä tai onko yrityksen juridisessa tilassa tapahtunut muutoksia – esimerkiksi selvitystilaan joutuminen tai konkurssi. Näin pluginia hyödyntämällä saadaan osviittaa siitä, missä mennään, Appelqvist toteaa.
Tietohuollon käyttöönotto oli sujuvaa
Tietohuollon toteutus ja pluginin käyttöönotto kesti muutaman kuukauden ja sujui suunnitellusti. Destian järjestelmäarkkitehti vastasi kokonaisuuden toteutuksesta.
– Toteutuksessa oli mukana monta tahoa samanaikaisesti, muun muassa järjestelmätoimittajia ja käyttäjiä. Järjestimme paljon testausta ja varmistimme, että kaikki toimii odotetusti. Käyttöönottoa helpotti myös Alma Talentin selkeä ohjeistus. Destia järjesti henkilöstölle sisäisiä koulutuskampanjoita ja tietoiskuja pluginin käytöstä.
Appelqvistin mukaan henkilökunta on ottanut Alma Talentin tietohuoltoratkaisun hyvin vastaan. Tietoja on helppo hakea, ja manuaalinen tietojen päivittämisen tarve on vähentynyt. Näin käyttäjiltä säästyy aikaa omiin töihinsä. Säännöllistä tietohuoltoa hän suositteleekin kaikille, joilla on CRM-järjestelmä käytössään. Helppous on avainsana myös tulevaisuudessa. Luotettavaan tietoon on päästävä näppärästi käsiksi liikkuvassa työssä, vaikkapa Destialle tyypillisellä laaja-alaisella työmaalla. Appelqvist toteaakin, että tulevaisuudessa mobiilioptimointi korostuu entisestään.
