Johanna Pystynen

Miten rakennetaan toimiva hen­ki­lös­tö­ky­se­ly?

27.05.2022 09:33

Organisaatioilla on usein käytössään erilaisia pulssi- ja kyselytyökaluja, joita myös esihenkilöt voivat hyödyntää oman tiiminsä kanssa. Lisäksi ilmaisia kysely­työkaluja löytyy lukuisia internetin syövereistä, joten omaa tarvetta varten on suhteellisen helppo lähteä rakentamaan erilaisia kyselyitä.

Yksinkertaisin kyselymuoto on pulssikysely, joka parhaimmillaan johtaa oivaltavaan keskusteluun ja nopeisiin, konkreettisiin muutoksiin työntekijälle merkityksellisissä asioissa. Kyselyä rakentaessa liikkeelle kannattaa aina lähteä lopputavoitteen tunnistamisesta: millaista muutosta tai kehitystä tiimissä halutaan saada aikaan? Kun tavoite on tunnistettu, on helpompi konkretisoida sen saavuttamiseen vaadittavat askeleet, jotka muodostavat pulssikyselyn rungon ja kysymykset. Lopuksi tunnistetaan mahdolliset esteet ja pohditaan tukikeinoja, joiden avulla tiimit voivat tarttua toimeen itsenäisemmin.

Pulssikyselyn kysymyksenasettelua kannattaa pohtia tarkkaan. Joskus vain yksi hyvin suunniteltu kysymys riittää. Sen sijaan, että mitataan yleistä fiilistä, voisiko mitattava kysymys liittyä esimerkiksi tiimiläisten luottamukseen projektin onnistumisen suhteen (”Luotatko projektin onnistumiseen?”). Jos henkilön vastaus on negatiivinen, niin hänet voi ohjata tarkentamaan taustasyytä vaikkapa kysymyksen alla olevan monivalinnan tai avoimen kentän kautta. Näin negatiivisen arvion antanutta vastaajaa pyydetään tekemään näkyväksi ne taustasyyt, jotka hänen mielestään uhkaavat projektin tai työtehtävän onnistumista. Valmiiksi kuvattuja syitä voivat olla vaikkapa liian tiukka budjetti tai aikataulu, epäselvät roolit, puutteellinen informaatio, hyvinvoinnin haasteet, oma jaksaminen tai henkilökemiahaasteet.

Pulssiin vastaamiselle kannattaa osoittaa otollinen ajankohta ja tehdä siitä rutiini. Perinteisesti ihmiset vastaavat kyselyihin silloin kuin arjessaan ehtivät – jos ehtivät. Toinen vaihtoehto on varata pulssikyselyyn vastaamiselle aikaa esimerkiksi säännöllisten tiimitapaamisten yhteyteen ja hyödyntää tuloksia heti keskustelun apuna.

Tulokset tiimille mahdollisimman pian

Mitä nopeammin tuloksia päästään purkamaan, sitä paremmin arjen haasteisiin päästään pureutumaan. Esimerkiksi kuukausittaista pulssia voi hyödyntää kuvattujen retrospektiivien yhteydessä tai datan voi käydä läpi välittömästi vastaamisen jälkeen.

Jopa tärkeämpää kuin itse kysely tai tulokset on se keskustelu ja toimenpiteet, joita tiimin käymästä reflektoinnista seuraa. Valmistaudu tiimikeskusteluihin pohtimalla etukäteen, miten dataa voisi tutkia tiimin kanssa mahdollisimman monipuolisesti ja millaisia avoimia, valmentavia kysymyksiä keskusteluun voisi nostaa.

Jos käytätte yhden kysymyksen taktiikkaa, jutelkaa erityisesti siitä, mihin suuntaan tilanne on kehittynyt viime kerrasta ja millaisia juurisyitä taustalla on tunnistettu. Jos kysymyksiä on ollut useita, niin voitte jutella esimerkiksi seuraavista teemoista:

    1. Mitkä asiat ovat tiimissänne datan perusteella hyvin?
    2. Miten ne ovat näkyneet konkreettisesti arjessanne?
    3. Miten varmistatte, että jatkossakin nämä asiat pysyvät hyvällä tolalla?
    4. Mitkä ovat huonolla tolalla? Mistä juurisyistä ne johtuvat?
    5. Miten konkreettisesti juurisyyt voidaan ratkaista? Kuka tekee, mitä tekee, missä ajassa? Tarvitsetteko tiimin ulkopuolelta tukea? Miten toimitte, jos näissä alkaa olla jatkossa haasteita?
    6. Voitte myös pyrkiä tunnistamaan tulevaisuuden ihannetilanteen ja lähteä purkamaan siitä askelia taaksepäin. Jos puolen vuoden päästä kaikki vastaukset olisivat positiivisia, mitä olisi tapahtunut? Mitä sitä ennen tulisi tapahtua? Entä sitä ennen? Purkakaa niin pitkälle, että pääsette käsiksi sellaisiin tekoihin, joita voitte lähteä edistämään välittömästi.

Tiimiläisiä on hyvä auttaa viemään tulokset toimintaan. Kun pulssikyselyiden tulokset johtavat konkreettisiin tekoihin, myös arvostus niitä kohtaan arjen todellisena tukena kasvaa. On tärkeää laatia selkeä suunnitelma käsillä ole­vien haasteiden ratkaisemiseksi ja uusien ennaltaehkäisemiseksi. Pohtikaa, mitä tukea tarvitaan näiden asioiden ratkaisemiseksi.

Lisää aiheesta Esihenkilön työoikeus -teoksesta.

Kirjoittaja Johanna Pystynen

Aiheeseen liittyvää