Datahygienia – siis mikä?

04.04.2019 15:26

Tietokannan eheys on tuttu termi data-arkkitehdeille ja muille tietokantojen ammattilaisille. Sillä varmistetaan, että tietokanta toimii oikein eikä se sisällä virheitä. On toki tärkeää, että tekniset perusteet ovat kunnossa, mutta myös itse tietosisältöön täytyy kiinnittää huomiota. Siksi datahygienian, jos jonkin, pitäisi olla kaikkien huulilla.

Tekoäly, business intelligence, master data ja muu sen sellainen saattaa kuulostaa trendikkäämmältä, mutta jos haluaa juosta ja kiivetä, on ensin opittava pysymään pystyssä. Harva meistä rakastaa siivoamista, mutta vielä harvempi sotkun keskellä elämistä. Tämä  koskee myös tietokantoja. 

Asia­kas­re­kis­te­rit ajan tasalle

Yrityksillä on lain mukainen velvoite pitää asiakasrekisterinsä ajan tasalla, eli siinä ei ole mitään epäselvää. Velvollisuuden konkreettinen noudattaminen on kuitenkin aika kirjavaa, sillä ajantasaisuus on hyvin subjektiivinen käsite. Toiset panikoivat jo yhden potentiaalisen prospektin tallentamisesta järjestelmään, toiset taas ovat vieneet huoletta kymmenen vuoden takaiset messuvierailijat rekisteriinsä.

Siihen, mikä on ajantasaista ja mikä ei, ei ole yhtä oikeaa vastausta. Me Alma Talentissa luotamme hyvän tavan mukaiseen markkinointiin ja sitä tukevaan asiakas- ja markkinointirekisteriin. Perusperiaatteemme näille rekistereille ovat seuraavat: 

  1. Asiakas- ja markkinointirekisterissä tulee olla vain asiakkaita, tai oikeasti potentiaalisia prospekteja. Tässäkään määrä ei korvaa laatua. Ei ole järkeä hillota koko Suomen yritysmassaa ja kaikkia niiden päättäjiä. Tunnista, kuka teiltä oikeasti ostaa, tai voisi ostaa.
  2. Lopettaneet yritykset on passivoitava välittömästi rekisteriin. Meillä Suomessa tämän tiedon saa hyvin helposti, sillä tieto on ajantasaisesti saatavilla viranomaislähteistä.
  3. Lopettaneet henkilöt on passivoitava välittömästi rekisteriin. Suomessa on muutamia toimittajia, jotka ylläpitävät päättäjätietoa. Yhdistämällä oma rekisteri tällaiseen tietokantaan saadaan passivointitieto ilman henkilökohtaista kontaktia päättäjään.
  4. Markkinointikiellot on vietävä välittömästi rekisteriin. Mikäli henkilö ei halua vastaanottaa markkinointianne, on yrityksellänne lakiin perustuva velvoite kunnioittaa tätä pyyntöä.
  5. Huolla rekisteriäsi joka päivä. Yritykset muuttavat, ostavat toisiaan, kasvavat, tekevät tappiota, ajautuvat maksuvaikeuksiin ja menestyvät. Päättäjät vaihtavat työtehtäviä, yrityksiä, sukunimiä ja pitävät pidempiä vanhempain-, opinto- ja vuorotteluvapaita. Rekisteriä ei päivitetä silloin tällöin, vaan koko ajan. Harva pystyy tähän itse, ja siksi tarvitaan luotettavia kumppaneita.

Datahygienian lyhyt oppimäärä

Datahygienia on tiivistettynä sitä, että kaikki virheellinen, päällekkäinen ja käyttämätön tieto arkistoidaan tai hävitetään. Me Alma Talentilla autamme tiedon luomisessa, ylläpitämisessä ja passivoimisessa. Opastamme mielellämme teitä tunnistamaan teille relevantin tiedon. Viedään yhdessä asiakasrekisterit #seuraavalletasolle!

Kirjoittaja Sanna Holopainen

Aiheeseen liittyvää