Miksi sähköpostini eivät mene perille?
Sähköposti ei aina mene perille. Syitä on monia, ja ne kaikki tulee huomioida. Onneksi "ei-tavoitettu vastaanottaja" antaa viestin lähettäjälle vihjeen ja lähettää vastaussanoman. Tätä kutsutaan bounceksi, ”pompuksi”.
Bouncet voidaan jakaa karkeasti kahteen eri luokkaan, hard ja soft bounceiksi. Tyypillisesti ero liittyy vastaanottajan postilaatikkoon. Hard bounce kertoo, että vastaanottajaa ei ole, kun taas soft bounce tarkoittaa jotain hetkellistä virhettä vastaanottajan päässä. Tämä ei ole kuitenkaan kaiken kattava jako, sillä olemassa oleva sähköpostilaatikkokin saattaa ”hard bounceta”.
Soft bouncet
Soft bouncet ovat yleensä väliaikaisia eivätkä välttämättä vaadi erillisiä toimenpiteitä. Viesti pääsee vastaanottajan palvelimelle asti, mutta jostain syystä se ei läpäise tietään vastaanottajan sähköpostilaatikkoon.
Usein syynä on se, että vastaanottajan sähköposti on täysi, viesti on liian suuri vastaanottajan postilaatikkoon tai vastaanottajan palvelimella on ongelmia. Viestiä voi ja kannattaakin yrittää lähettää uudestaan toisena ajankohtana.
Tyypillisiä soft bouncen sanomia ovat esimerkiksi "mailbox full", "quota exceeded" tai "limit exceeded".
Hard bouncet
Hard bouncet puolestaan ovat vakavampia. Ilmeisin syy hard bouncelle on se, että vastaanottajaa ei löydy, eli käytännössä vastaanottajan osoite on kirjoitettu väärin, tai se on vanhentunut. On hyvin yleistä, että yritysten asiakasrekistereissä on reilusti b-to-b-päättäjiä, jotka ovat vaihtaneet työpaikkoja. Näin ollen heidän sähköpostiosoitteensakin ovat vaihtuneet. Nämä ovat niitä vaarallisimpia bounceja. Tällaiset henkilöt tulee heti siivota pois rekistereistä, tai henkilöiden yhteystiedot on päivitettävä oikeiksi.
Tyypillisiä hard bouncen sanomia ovat esimerkiksi: "recipient not found", "user unknown", "sender denied", "access denied", "message delivery has been blocked", "address rejected", "unable to relay", "local policy violation", "mailbox unavailable" tai "client host rejected: black-listed".
Tarkkana vastaussanomien kanssa
Hard bounce ei kuitenkaan automaattisesti kerro, että vastaanottajaa ei ole olemassa, ja siksi onkin hyvä tulkita vastaussanomia hieman tarkemmin. Palomuurit ja roskapostisuodattimet ovat myös yleisiä hard bouncen syitä, ja ne voivat estää viestin pääsyn monen eri asian takia. Käytännön syitä voivat olla esimerkiksi viestin sisältö tai otsikko, lähettävä palvelin tai se, että lähettävä taho löytyy mustalta listalta.
Paras tapa välttää bouncet on pitää markkinointi- ja asiakasrekisterit ajan tasalla, kohdentaa markkinointi huolella ja kiertää yleisimmät sudenkuopat.
