Suurin osa työpaikan ongelmista on rakenteellisia

Minulla on yksi erittäin tärkeä oppimiskokemus, joka on syntynyt konsultoituani satoja työpaikkoja niiden visaisissa ongelma- ja konfliktitilanteissa. Jos jonkin, niin tämän evästyksen haluan kaikkien esihenkilöiden organisaation eri tasoilla tietävän.

Havaintoni on, että työpaikkojen erilaisista ongelmista – niin tehottomuudesta, huonosta ilmapiiristä, alisuoriutumisesta, ihmisten välisistä kärhämistä ja kiusaamisista – suurin osa johtuu organisaation rakenteellisista ongelmista.

Kun olen ongelmatilanteita analysoinut, niin karkeasti 90 prosentissa tapauksista syyt ovat löytyneet epäselvistä pelisäännöistä tai tavoitteista, tiedonkulun, organisoinnin tai palaverikäytäntöjen puutteista ja niin poispäin. Vain yksi tapaus kymmenestä on ollut sellainen, että työyhteisön rakenteet ja prosessit ovat olleet kunnossa, mutta yksittäinen tai muutama henkilö on aiheuttanut käytöksellään muille hankaluuksia, kiusannut jotakuta, jättänyt työnsä tekemättä, sooloillut tai syyllistynyt laittomuuksiin.

Miksi tämä tieto on niin tärkeä jokaisen esihenkilön käsittää?

Siksi, koska kokemukseni mukaan ongelmatilanteissa on enemmän sääntö kuin poikkeus, että esihenkilö hakee pulmien syitä henkilöistä eikä rakenteista. Pahimmillaan hän syyllistää joitakin ihmisiä, ja siitä se soppa syntyy.

Tällainen väärä lähestymis- ja toimintatapa on monesta syystä ymmärrettävä. Ensinnäkin siksi, koska rakenteelliset ongelmat ja puutteet yleensä ilmenevät lopulta jonkun tai joidenkin virheinä, epätyydyttävänä työsuorituksena tai poikkeavana käytöksenä. Siksi on luonteva pitää heitä myös ongelmien syypäinä.

Toisekseen on ylipäätään helppoa osoittaa jotain henkilöä sormella kuin lähteä selvittämään ongelmien taustalla olevia syitä ja tapahtumaketjuja. Kolmanneksi kun esihenkilö hakee vikaa ihmisistä, hänen ei tarvitse katsoa peiliin. Toisin sanoen hänen ei tarvitse miettiä, onko hän riittävästi huolehtinut rakenteiden selkeydestä, mikä nimenomaan on hänen keskeinen tehtävänsä.

Johtamisen yksi tärkeimmistä nyrkkisäännöistä on siis tämä: kun työyhteisössä ilmenee ongelmia, esihenkilön pitää ensin tehdä rakenteiden kuntotarkastus.

Jos puitteet ovat kunnossa, se yleensä viittaa siihen, että syy on henkilölähtöinen.

No miksi joku työntekijä aiheuttaa ongelmia tai harmia? Se pitää tutkia erikseen. Syyksi saattaa paljastua päihdeongelma, voimat vienyt elämänkriisi tai mielenterveysongelma. Tällaisten henkilöongelmien selvittelyä ja käsittelyä varten esihenkilöllä on apunaan työterveyshuolto ja hr-ammattilaiset.

**

Teksti on ote Pekka Järvisen kirjasta Miten johtaa ihmistä – 102 ohjetta esimiehelle (Alma Talent, 2020).